בירוקרטיה, מנהלות שונות, הנהלת חשבונות – יש הרבה דברים הדורשים טיפול שוטף בעסק ומוסיפים מורכבות לניהולו היום-יומי. שניים מבין המוטיבים החוזרים בכל העסקים הם חשבוניות וניירת, והם בדרך כלל מוסיפים לא מעט התעסקות וזמן. אם אתם רוצים לצמצם קצת בניירת, ולחסוך זמן בפעולות החוזרות של הוצאת חשבוניות באופן ידני – המאמר הזה הוא בדיוק בשבילכם. הפתרון הפשוט והנוח ביותר הוא חשבוניות ירוקות, אבל מה זה בדיוק אומר ואיך הן יכולות לסייע. בואו נראה.
מניירת לעולם המודרני
עסקים רבים כבר עברו לחשבוניות ירוקות. למעשה, זוהי מגמה מתמשכת שהיא חלק מהמעבר מפעילויות מבוססות רישום בנייר לפעילויות מבוססות מחשב ותקשורת דרך האינטרנט. חשבוניות ירוקות הן שירות ענן אשר מחליף את העיסוק המסורתי המסורבל בחשבוניות נייר. החשבוניות הירוקות משדרגות באופן ניכר את כל הכרוך בכך – מהפקת החשבוניות, דרך משלוח ללקוח, תיעוד ועוד. ניתן לומר ששירות זה מאפשר לעשות את אותו הדבר רק בצורה יותר יעילה, ובנוסף לקבל תכונות שימושיות נוספות. חשוב לציין שחשבוניות מסוג זה הן כמובן הליך חוקי ומקובל כל עוד עושים זאת דרך גוף מסודר ומורשה, ושרשויות המס לא רואות בכך דבר פסול או חריג.
כיצד זה נראה מקרוב?
ניהול חשבוניות ירוקות מתבצע דרך רשת האינטרנט, מכל התקן מחשוב בעל דפדפן. אתם מתחברים עם פרטי המשתמש שלכם למערכת ואז תוכלו לבצע בקלות פעולות רבות, ובהן:
- הפקת חשבוניות מהירה – תוכלו להפיק חשבוניות בתוך שניות, ללקוחות קבועים או לקוחות חדשים, בזכות כך שהמערכת מבצעת לבד פעולות רבות, כולל חישוב המע"מ או מספור החשבוניות.
- משלוח נוח ופשוט – לא צריך להסתבך בשאלה כיצד להעביר ללקוח את החשבונית או להתעסק במשלוח בדואר רגיל. מערכת החשבוניות הירוקות תטפל בכך עבורכם אוטומטית באמצעות הוצאת חשבונית באינטרנט, באימייל או בכל דרך אחרת שמתאימה לכם.
- תיעוד וחיפוש – החשבוניות שהוצאתם מרוכזות במערכת באופן מסודר ונוח להתמצאות ולאיתור בעתיד.
- קבלת תשלום קלה – לאחר משלוח החשבונית תוכלו באותה הקלות לקבל תשלום מהלקוח. למעשה, הוא יקבל קישור לתשלום שבו הוא יבחר בשיטת התשלום הנוחה לו. אם זה אשראי, העברה בנקאית, פייפאל או אחת מאפליקציות התשלום המקובלות.
חשבוניות ירוקות – היתרונות הגדולים עבורכם
עבודה בצורה מתקדמת כזו תתרום לכם בכמה אופנים משמעותיים, ובהם:
- חסכון ניכר בזמן – תודות לאופן הפעולה שציינו קודם תחסכו זמן יקר. כמו כן, הפרטים השונים שיש למלא בחשבוניות ברובם כבר שמורים במערכת וממולאים באופן אוטומטי.
- התמקדות בעיקר – צמצום המנהלות תודות לחשבוניות הירוקות מפנה עבורכם זמן יקר ערך. איזה בעל עסק לא מעוניין לפנות לעצמו מעט זמן עבור מטרות חשובות, שאף פעם אין עבורן זמן?
- שיפור תדמית ושירות לקוחות – הוצאת חשבוניות באופן כזה מקדמת אתכם מבחינה מקצועית אצל לקוחותיכם. הלקוחות זוכים לשירות משופר ואתם זוכים לתדמית מקצועית ואיכותית מתמיד.
- גישה מכל מקום – מאחר שמדובר בשירות ענן, תוכלו לגשת למערכת החשבוניות מכל מקום ובכל זמן. גם מטלפון סלולארי ומהדרכים.
- עמידות – מסמכי נייר פיזיים גם חשופים לנזקים פיזיים שונים כגון שריפה או גניבה. החשבוניות הירוקות לעומתם, שמורות היטב ומגובות במערכות של הספק. כמו כן, עצם ריחוקן הפיזי מהעסק שלכם עשוי לספק עוד סוג של הגנה במצבי חירום, במקרים כאשר העסק עצמו נפגע.
לסיכום
המעבר לשימוש בחשבוניות ירוקות הוא קל ופשוט, וחשוב יותר מכך – הוא יכול לעזור גם לכם וגם לסביבה. אחרי שגיליתם את כל הסיבות לנסות, להתרשם בעצמכם ולנצל את יתרונותיהן הרבים, הגיע הזמן לעשות את הצעד הבא ולעבור לחשבוניות ירוקות.
