עסקים מחפשים תמיד דרכים להתייעל ולפעמים, נקודת המבט למטרה זו צרה מדי. כיצד נשפר דבר ספציפי? כיצד נוזיל הוצאה כזו וכזו? וכן הלאה. לפעמים, דווקא נקודת מבט רחבה יותר, כללית, תניב את פריצת הדרך המיוחלת בהתייעלות. דוגמה מצוינת לכך, מספקים שירותי משרד במיקור חוץ. מה זה אומר? מה שירותים מסוג זה כוללים? ומה עוד חשוב לדעת לגביהם?
נטל ניהול המשרד
לרוב, עסקים עוסקים בתחום אחד מרכזי שבו הם מתמחים וידועים. זו היא "הליבה העסקית" של פעילותם. סוכנות ביטוח למשל, לא עוסקת בהנהלת חשבונות. או אולי דווקא כן? טוב, בוודאי לא בליבה העסקית שלה. אלא שהנהלת חשבונות היא דבר הכרחי עבורה. אותה סוכנות ביטוח, גם לא מתמחה בטלמרקטינג או בתמלול והקלדה. למרות זאת, היא עשויה להזדקק להם או לרצות להיעזר בשירותים מסוג זה. מה עושים במקרים כאלה? למעשה, הנהלת חשבונות היא שירות מבוקש ביותר כעזר לעסקים. כך גם שורת שירותים נוספים וגם כולם ביחד, תחת המטרייה של "שירותי משרד במיקור חוץ”. ניהול עסקי שוטף וניהול המשרד, מהווים עבור עסקים נטל כבד למדי. זאת, מאחר שמחד הדבר הכרחי ומאידך, הוא כאמור לא תחום התמחות העסק. באמצעות שירותים מהסוג שציינו, ניתן לפתור זאת ולפתור זאת היטב.
מה זה אומר ומה זה כולל?
שירותי משרד במיקור חוץ, פירושם קבלת שירותים לנושא זה, על ידי גורם חיצוני שמומחה להם. השירותים כוללים בין השאר
- שירותי מזכירות קלאסיים – כולל מענה לטלפונים, טלמיטינג (תיאום פגישות), תמלול והקלדה וניהול יומן.
- סיוע בהנהלת חשבונות ובגביית תשלום מלקוחות.
- סיוע עם מנהלות שונות בעסק – כגון ניהול תיקי עובדים, עבודה מול ספקים ומול לקוחות.
- סיוע במשימות שיווק מסוימות – למשל טיפול בלידים, משלוח ניוזלטרים שיווקיים וסיוע בטלמרקטינג.
התועלות הכספיות
לשירותים מסוג זה יש תועלות רבות, אשר אחת הבולטות שבהן היא התועלת הכספית. במקום העסקת שכירים יקרה וקבועה, כאן מדובר על שכירה זמנית של נותני שירותים חיצוניים. חסכון כספי נוסף, מושג מכך שעובדים מסוימים ובוודאי מזכירות, לרוב עובדים מעמדה בתוך העסק עצמו. זה אומר נדל"ן יקר, שולחן גדול, עמדת מחשב יקרה, טלפון ועוד. כל זה נחסך, כאשר המזכירות (או כל שירות נוסף) היא דרך שירות מרוחק. מה תעשו עם המשאבים שתחסכו כך, כולל הכספיים? התשובה היא, שתוכלו להשקיע אותם וסביר שתשקיעו אותם, בכיוונים משמעותיים יותר עבורכם. כלומר בכיוונים, שהם יותר בליבה העסקית שלכם. למשל בהשגת לקוחות חדשים או בשימור לקוחות קיימים.
תועלות נוספות
כפי שציינו, יש לשירותים כאלה תועלות רבות ולא רק כספיות. שלוש דוגמאות בולטות לכך, הן
- מקצועיות – העברת פעילויות שונות לגורם חיצוני אשר מתמחה בכך, מקדמת מימוש מקצועי של משימות אלה. נזכיר שוב מה שציינו בהתחלה, לגבי תמלול והקלדה כדוגמאות לכך.
- פשטות – האפקט הכללי של שימוש בשירותים כאלה, הוא של פישוט פעילות העסק. זהו שינוי, אשר עסקים בוודאי יקבלו בברכה. סך הכול, ניהול עסקי הוא בוודאי לא דבר פשוט וזה בלשון המעטה.
- התייעלות – פשטות והתייעלות אינם בדיוק אותו דבר, אך ניתן בצורה כזו גם להשיג התייעלות רבה. זאת, במידה ומשתמשים בשירותים בחוכמה וצורכים אותם מחברה איכותית.
לסיכום
לכל עסק כדאי כיום לשקול שימוש בשירותים מסוג זה. בין אם זה באופן קבוע או זמני, בהיקף כזה או אחר, הדבר עשוי לסייע לכם מאוד.
